Hedef
- Baskı altyapısını optimize etmek
- Çalışan verimliliğini artırmak
- Hibrit çalışma modelini desteklerken maliyetleri azaltmak
Zorluklar
- Mevcut baskı sistemlerinin hibrit çalışma düzeninin esneklik ihtiyaçlarını karşılayamaması
- Baskı kullanım alışkanlıklarına ilişkin görünürlük olmaması nedeniyle israf ve verimsizlik yaşanması
Yaklaşım
- Ayrıntılı baskı analizi gerçekleştirmek
- COVID-19 sonrası hibrit çalışma ortamlarına uygun cihaz filosu planlaması yapmak
Çözüm
- IC Kart Okuyuculu 25 adet Apeos 2560
- IC Kart Okuyuculu 8 adet Apeos C2060
- MyQ Baskı Yönetimi
Fayda ve Sonuç
- Çok fonksiyonlu cihaz filosu yaklaşık %55 oranında küçültülerek önceki maliyet seviyelerine göre %20 tasarruf sağlandı
- Toplam sahip olma maliyetinde (TCO) önemli iyileşme ile operasyonel verimlilik artırıldı
- MyQ Baskı Yönetimi Çözümünün sorunsuz entegrasyonuyla baskı yönetimi birleştirildi ve optimize edildi
- Hizmet kalitesi geliştirilerek hem kullanıcıların hem de BT yöneticilerinin memnuniyeti artırıldı
R Corporation Hakkında
1976 yılında kurulan R Corporation, bugün dünya genelinde 400 lokasyonda faaliyet gösteren, bilgi teknolojileri ve iş danışmanlığı alanında küresel bir lider haline gelmiştir. Yaklaşık elli yıldır insan odaklı kurum kültürünü koruyan şirket, farklı sektörlerdeki müşterileriyle yakın iş birliği içinde çalışarak güven ilişkileri kurmakta ve uygulanabilir içgörülerle dijital dönüşümü hızlandırmaktadır.
İnovasyona ve güçlü müşteri ilişkilerine olan bu yaklaşım, R Corporation’ın dünya genelinde 5.000’den fazla başarı hikâyesine katkı sağlamasını mümkün kılmıştır.
Hibrit Çalışma Zorlukları, R Corporation’ın Baskı Altyapısındaki Sınırlamaları Ortaya Çıkardı
COVID-19 pandemisinin başlaması, işletmelerin çalışma biçimlerini önemli ölçüde değiştirdi ve R Corporation da bu dönüşümden etkilendi. Şirket, geleneksel ofis merkezli çalışma düzeninden hızla hibrit çalışma modeline geçti. Çalışanların ofis dışında farklı lokasyonlardan çalışmasına olanak tanıyan bu model, esneklik sağlarken pandemi öncesinde tasarlanmış olan mevcut baskı altyapısının sınırlamalarını da ortaya çıkardı.
Eski baskı ortamı çeşitli sorunlara neden oluyordu. İlk olarak sistemin esnek olmaması, hibrit iş gücünün ihtiyaçlarıyla uyumlu olmadığı için çalışan verimliliğini olumsuz etkiliyordu. İkinci olarak farklı üreticilere ait çok fonksiyonlu yazıcıların kullanılması, bakım sözleşmelerinin farklı tedarikçiler arasında dağılmasına yol açıyordu. Bu durum BT operasyonlarını karmaşıklaştırıyor ve gereksiz idari iş yükü yaratıyordu.
Üçüncü olarak geleneksel baskı altyapısı, dijital iletişim araçlarının yaygınlaşmasıyla baskı hacimlerinin önemli ölçüde düştüğü pandemi sonrası dönemde maliyetli ve güncelliğini yitirmiş bir yapıya dönüştü. Departman veya kullanıcı bazında baskı kullanımını takip ve analiz edecek bir sistem bulunmadığı için gereksiz baskılar, kâğıt israfı ve kaynak verimsizliği kontrol edilemeden artıyordu.
R Corporation, çalışan üretkenliğinden ödün vermeden baskı ortamını optimize etmek ve maliyetleri azaltmak amacıyla bu sorunları bütüncül biçimde çözebilecek bir çözüm arayışına girdi.
Veri Odaklı İçgörüler, Verimsizlikleri ve Optimizasyon Fırsatlarını Ortaya Çıkardı
FUJIFILM India, R Corporation’ın baskı altyapısındaki zorlukları aşmasına destek olmak amacıyla güvenilir iş ortağı Wepsol ile birlikte şirketin mevcut cihaz filosuna yönelik kapsamlı bir değerlendirme gerçekleştirdi.
İnceleme, son üç yıla ait baskı verilerinin ayrıntılı analiziyle başladı. Bu analiz; baskı hacmi eğilimleri, yüksek baskı ihtiyacının olduğu bölgeler, oluşan atık miktarı ve renkli ile siyah-beyaz baskı oranları hakkında önemli bilgiler sundu.
FUJIFILM ve Wepsol, veri analizine ek olarak BT yöneticileri ve son kullanıcılarla görüşmeler gerçekleştirerek iş akışlarının detaylı biçimde anlaşılmasını sağladı. Örneğin finans departmanı, kritik raporlama süreçleri nedeniyle ay sonlarında baskı faaliyetlerinde belirgin bir artış yaşandığını belirtti.
Kullanıcı ve departman ihtiyaçlarından elde edilen bu içgörüler, veri analiziyle birleştirilerek departmanlar arasında dengesiz cihaz kullanımı ve gereksiz baskıdan kaynaklanan israf gibi verimsizlikleri ortaya çıkardı. R Corporation’ın verimlilik, maliyet ve çalışan üretkenliği arasında denge kuracak; doğru sayıda ve stratejik konumlandırılmış cihazdan oluşan daha sade bir baskı altyapısına ihtiyaç duyduğu netleşti.
Sadeleştirilmiş Baskı Çözümü Verimliliği Artırdı ve Maliyetleri Önemli Ölçüde Azalttı
Elde edilen veriler doğrultusunda FUJIFILM India ve Wepsol, R Corporation’ın özel ihtiyaçlarına uygun optimize edilmiş bir baskı çözümü önerdi. Projenin kritik ilk adımı, baskı altyapısının gerçek kullanım ihtiyaçlarına göre doğru boyutlandırılmasıydı.
Cihaz filosu konsolide edilerek ve FUJIFILM teknolojisi standartlaştırılarak çok fonksiyonlu cihaz sayısı 33’e indirildi. Bu, önceki cihaza kıyasla yaklaşık %55 oranında bir azalma anlamına geliyordu. Yeni cihaz filosu; 25 adet siyah-beyaz çok fonksiyonlu yazıcı Apeos 2560 ve 8 adet renkli çok fonksiyonlu yazıcı Apeos C2060 modelinden oluştu.
Cihazlar, çalışanların iş akışlarını aksatmadan üretkenliği destekleyecek ve gereksiz kaynak tüketimini önleyecek şekilde ofis genelinde stratejik noktalara yerleştirildi. Bu sadeleştirilmiş yapı, mevcut verimsizlikleri doğrudan ele alırken şirketin baskı maliyetlerini azaltmasını sağladı.
Yeni sistemin öne çıkan özelliklerinden biri MyQ Baskı Yönetimi çözümünün kullanıma alınmasıydı. Bu yazılım, R Corporation’ın baskı ortamına gelişmiş kontrol ve şeffaflık kazandırdı. Kullanıcılar, baskı işlerini kimlik kartı ile doğrulama yaparak cihaz üzerinden serbest bırakabilir hale geldi.
Bu özellik, gereksiz ve sahipsiz çıktıların önlenmesine yardımcı olurken kullanıcılara baskı alınmadan önce son anda ayar değiştirme imkânı da sundu. Örneğin kullanıcılar, maliyeti azaltmak amacıyla renkli baskı işini siyah-beyaz baskıya dönüştürebildi.
MyQ ile R Corporation, ayrıntılı baskı aktivitesi raporlarına erişim sağladı. Departmanlar arasındaki baskı kullanımı izlenebilir hale gelirken ek iyileştirme fırsatları da daha kolay belirlenebildi. Bu görünürlük, BT yöneticileri ve karar vericiler için değerli bir avantaj oluşturdu; operasyonların sadeleştirilmesini ve maliyetlerin daha etkili yönetilmesini sağladı.
Faydalar yalnızca operasyonel süreçlerle sınırlı kalmadı. Bakım sözleşmesinin Wepsol üzerinden birleştirilmesi, R Corporation için destek süreçlerini kolaylaştırdı. Şirket, tüm servis ve bakım ihtiyaçları için tek bir iletişim noktasına sahip oldu. Bu yaklaşım sorun çözüm hızını artırdı, BT ekiplerinin idari yükünü azalttı ve baskı ortamının genel güvenilirliğini geliştirdi.
Buna ek olarak daha az cihazın kullanılması; enerji tüketiminde, ofis alanı kullanımında ve toplam sahip olma maliyetinde ek tasarruf sağladı.
FUJIFILM India ve Wepsol’un veri odaklı yaklaşımını ve işletmeye özel çözümünü benimseyen R Corporation, baskı altyapısını hibrit çalışma modelinin gereksinimlerine uygun şekilde dönüştürdü. Optimize edilen altyapı, maliyet tasarrufunun yanı sıra kurum genelinde kullanıcı deneyimini ve çalışan verimliliğini de iyileştirdi.
R Corporation artık çalışanlarının farklı çalışma biçimlerini daha etkin desteklerken operasyonlarında verimlilik, sürdürülebilirlik ve maliyet kontrolü sağlayabilecek daha güçlü bir baskı altyapısına sahiptir.
“Modern iş yeri zorluklarını çözmek yalnızca cihaz yatırımıyla mümkün değildir; doğru içgörü, güvenilir veri ve işletme hedefleriyle uyumlu bir iş ortağı gerektirir. FUJIFILM India ve Wepsol, R Corporation’a yalnızca veriye dayalı değil, aynı zamanda iş ihtiyaçlarıyla uyumlu bir baskı çözümü sundu. Bu çözüm, şirketin operasyonlarını sürdürülebilir şekilde ölçeklendirmesine, bilgi akışlarını güvence altına almasına ve kaynaklar ile maliyetlerde önemli tasarruf elde etmesine yardımcı oldu.”
Ashok Tripathi, CEO, Wepsol
