Hedef
- Global baskı operasyonlarını standartlaştırmak ve merkezi olarak yönetmek
- Operasyonel verimliliği ve kullanıcı deneyimini iyileştirmek
- Uyumluluk gerekliliklerini korurken toplam sahip olma maliyetini (TCO) azaltmak
Zorluklar
- Parçalı, yoğun kâğıt kullanımına dayalı baskı ve belge iş akışları
- Fazla sayıdaki renkli cihaz ve tekrarlanan operasyonlar nedeniyle artan TCO
- Belge arama, paylaşım ve yeniden kullanımı yavaşlatan sınırlı tarama kullanımı
- Tutarsız kullanıcı deneyimi ve insan hatası riski
- Baskı kullanımı, maliyetler ve yönetişim üzerinde sınırlı görünürlük
Yaklaşım
- Baskı operasyon modelinin danışmanlık odaklı olarak yeniden tasarlanması
- Cihazların gerçek kullanım verilerine göre doğru boyutlandırılması
- Maliyetleri azaltmak için renkli ve siyah-beyaz baskı kullanımının analiz edilmesi
- Yalnızca cihaz değişimiyle sınırlı kalmayan, yaşam döngüsü odaklı optimizasyon
- Güvenlik ve yönetişim gereksinimlerinin çözüm tasarımına dahil edilmesi
Çözüm
- 11 adet Apeos 2560
- 2 adet Apeos C2060
- PaperCut Hive bulut tabanlı çözüm
Faydalar ve Sonuçlar
- Toplam sahip olma maliyetinde %15 azalma
- Daha verimli ve tutarlı baskı iş akışları
- Gelişmiş belge tarama, arama ve yeniden kullanım fonksiyonları
- Kullanıcı kimlik doğrulama ve güvenli baskı ile güçlendirilmiş güvenlik
- Stabil hizmet seviyeleri ve daha yüksek kullanıcı memnuniyetiyle daha güçlü yönetişim
Müşteri Profili
2001 yılında Hindistan’da kurulan şirket, ilaç ve biyoteknoloji sektörlerine araştırma ve geliştirmeden sözleşmeli geliştirme ve üretime (CDMO) kadar uçtan uca hizmet sunan global bir sözleşmeli araştırma kuruluşudur.
Merkezi Hindistan’da bulunan şirket; Amerika Birleşik Devletleri, Avrupa ve Japonya’daki operasyonlarıyla dünya genelindeki ilaç ve biyoteknoloji şirketlerini desteklemektedir.
AAALAC akreditasyonlu tesisleri, cGMP uyumlu üretim kabiliyetleri ve ABD FDA onaylı üretim operasyonlarıyla şirket; düzenlemeye tabi sektörlerin gerektirdiği yüksek kalite, güvenilirlik ve uyumluluk standartlarını karşılamasıyla tanınmaktadır.
Laboratuvar Operasyonlarındaki Zorluklar
Şirketin global ölçekte büyümesiyle birlikte belge yönetimi ve baskı operasyonları; araştırma, kalite, üretim ve regülasyon ekiplerini destekleyen kritik bir altyapı haline geldi. Ancak şirketin mevcut çok fonksiyonlu cihazları eskiyordu; cihaz modelleri ve kullanım kuralları ise lokasyonlara göre farklılık gösteriyordu. Bu durum, kurum genelindeki baskı ortamının optimize edilmesini zorlaştırıyordu.
Fazla sayıdaki renkli cihaz ve tekrarlanan operasyonlar; bakım, sarf malzemeleri ve idari iş yükü dahil olmak üzere toplam sahip olma maliyetini artırıyordu. Kâğıt tabanlı iş akışları ve tarama fonksiyonlarının tutarsız kullanımı da belge arama, paylaşım ve yeniden kullanım süreçlerini yavaşlatıyor; operasyonel verimliliğin geliştirilmesi gerektiğini gösteriyordu.
Aynı zamanda şirket, her gün yüksek gizlilik derecesine sahip araştırma ve kalite belgeleriyle çalışıyordu. Lokasyonlar arasındaki tutarsız kontroller, sahipsiz bırakılan çıktıları veya yetkisiz erişimi önlemeyi zorlaştırıyordu. Kullanıcı kimlik doğrulama ve erişim kontrolü standartlaştırılmamıştı; baskı kullanımı ve maliyetleriyle ilgili görünürlük de sınırlıydı. Bu nedenle yüksek hizmet seviyesi anlaşmasını (SLA) sürdürürken TCO’yu azaltmak giderek daha zor hale geliyordu. Optimizasyon, güvenlik ve yönetişimi birlikte ele alan kapsamlı bir baskı ve belge yönetimi altyapısı dönüşümü gerekliydi.
Baskı Operasyon Modelinin Yeniden Tasarlanması
FUJIFILM India, şirketin uzun süredir birlikte çalıştığı tesis yönetimi iş ortağı Accel IT Services ile yakın iş birliği içinde çalışarak yalnızca cihazları değiştirmek yerine genel baskı operasyon modelini yeniden tasarladı. Yaşam döngüsü optimizasyonuna güçlü biçimde odaklanan danışmanlık tabanlı değerlendirme sürecinde, mevcut baskı ortamı hem nicel hem de nitel açıdan analiz edildi.
Değerlendirme kapsamında farklı lokasyonlardaki cihaz modelleri, cihaz adetleri, renkli ve siyah-beyaz baskı kullanım oranları incelendi. Geleceğe hazır ve optimum cihaz konfigürasyonunu belirlemek için son beş yılın baskı hacmi eğilimleri analiz edildi. Departmanların farklı ihtiyaçlarına göre kullanıcı kimlik doğrulama, güvenli baskı, erişim kontrolü ve denetim hazırlığı dahil olmak üzere güvenlik gereksinimleri de değerlendirildi.
Buna ek olarak departman ve kullanım senaryosu bazındaki baskı verileri analiz edilerek, tüm lokasyonlarda tutarlı hizmet kalitesini korurken sürekli değerlendirme ve iyileştirme sağlayacak bir yönetişim çerçevesi tasarlandı.
Optimize, Güvenli ve Yönetilebilir Baskı Altyapısı
Değerlendirme sonucunda FUJIFILM India ve Accel IT Services; optimizasyon, güvenlik ve yönetişim temelinde oluşturulan bir baskı ortamı önerdi.
Çözüm kapsamında 11 adet Apeos 2560 ve 2 adet Apeos C2060 cihaz, PaperCut Hive bulut tabanlı güvenli baskı yönetimi çözümüyle birlikte devreye alındı. Bu sayede daha önce parçalı yapıda bulunan baskı ortamı yeniden tasarlandı ve bulut üzerinden merkezi olarak yönetilebilir hale getirildi.
Cihaz filosu, gerçek renkli ve siyah-beyaz baskı kullanımına uygun şekilde sadeleştirildi. Fazla cihazlar ortadan kaldırılırken bakım, sarf malzemesi ve yönetimle ilişkili yaşam döngüsü maliyetleri azaltıldı. Kullanıcı kimlik doğrulama ve güvenli baskı özellikleriyle baskı ve tarama iş akışları standartlaştırıldı. Düzenlemeye tabi sektörlerin sıkı güvenlik ve uyumluluk gereksinimlerini karşılamak için erişim kontrolleri ve denetim kayıtları uygulamaya alındı.
Baskı kullanımı ve maliyetleri, departman ve kullanım senaryosu bazında görünür hale geldi. Böylece çoklu lokasyonlarda tutarlı kontrol, sürekli optimizasyon ve stabil hizmet seviyeleri sağlayan merkezi, bulut tabanlı baskı yönetimi mümkün oldu.
Maliyet Verimliliğini Güvenlik ve Hizmet Kalitesiyle Dengelemek
Uygulama sonrasında şirket, toplam sahip olma maliyetinde yaklaşık %15 azalma elde etti. Standartlaştırılmış cihaz konfigürasyonları ve baskı kullanımına yönelik gelişmiş görünürlük, verimsizliklerin azaltılmasını ve maliyet optimizasyonunun sürekli hale gelmesini sağladı.
Aranabilir PDF desteği ve farklı boyutlardaki orijinalleri tarama özellikleri dahil olmak üzere gelişmiş tarama yetenekleri, kâğıt belgelerin merkezi olarak yönetilen dijital verilere dönüştürülmesini sağladı. Böylece dokümanlar daha kolay aranabilir, erişilebilir ve yeniden kullanılabilir hale geldi.
Kullanıcı kimlik doğrulama ve güvenli baskı iş akışları sayesinde belge güvenliği güçlendirildi; sahipsiz çıktılar ve yetkisiz erişim riski azaltıldı. PaperCut Hive üzerinden sağlanan merkezi yönetim, idari iş yükünü azaltırken operasyonel tutarlılığı da geliştirdi.
Sonuç olarak şirket, maliyet azaltımı ile yüksek hizmet seviyelerini başarılı şekilde dengeledi. Daha güçlü yönetişim, gelişmiş güvenlik, daha verimli belge yönetimi ve daha yüksek kullanıcı ile yönetici memnuniyeti elde edildi.
