Hedef
- Mağazalar ile merkez ofis arasındaki belge süreçlerini geliştirmek
- Küçük alanlarda çalışma verimliliğini artırmak
Zorluklar
- Verimliliği artırmak amacıyla baskı iş akışlarını dijitalleştirmek
- Faks üzerinden yapılan başvurular nedeniyle artan iletişim giderleri
Yaklaşım
- Mağazalara A4 çok fonksiyonlu yazıcılar kurmak
- Başvuru süreçlerindeki kâğıt tabanlı iş akışını dijitale dönüştürmek
Çözüm
- DocuCentre-VII C5573
- DocuCentre-VII C2273
- DocuCentre-VII C3373
- ApeosPort-V C3320
- Bulut yönetim yazılımı
Faydalar ve Sonuçlar
- Başvuru süreçlerinde daha verimli bir iş akışı sağlandı
- Etkin belge yönetimi ve maliyet kontrolü mümkün hale geldi
Y Restaurant Hakkında
1968 yılında kurulan Y Restaurant, Eylül 2023 itibarıyla Japonya’nın orta Honshu bölgesinde 40 restoranı ve bu restoranların işletilmesi ile yönetiminden sorumlu yaklaşık 1.500 çalışanıyla faaliyet göstermektedir.
Şirket, “zengin ve mutlu bir yemek deneyimi sunma” hedefiyle yerel topluma bağlı bir restoran markası olarak büyümeyi amaçlamaktadır.
Süreç, Cihaz Yenileme Talebiyle Başladı; FUJIFILM Business Innovation Müşteri İçin En Değerli Çözümü Araştırdı
Y Restaurant, 2018 yılında merkez ofisinde ve fabrikasında kullanılan çok fonksiyonlu yazıcıları yenilemeyi planlıyordu. FUJIFILM Business Innovation, Y Restaurant ile iş birliği yapmak üzere yürütülen teklif sürecine katıldı.
Diğer katılımcılar; merkez ofis, fabrika ve restoranlarda kullanılmak üzere A3 çok fonksiyonlu yazıcıların yenilenmesini önerirken FUJIFILM Business Innovation, A3 cihazların restoranların fiziksel alanları için gerçekten uygun olup olmadığını değerlendirdi.
İşletmenin ihtiyaçlarını daha iyi anlamak amacıyla FUJIFILM Business Innovation, Y Restaurant’ın üç yöneticisiyle görüşmeler gerçekleştirdi. Bu görüşmelerde, restoranlar ile merkez ofis arasındaki iletişimi daha kolay hale getirmek için mevcut kâğıt tabanlı süreçlerin dönüştürülmesi gerektiği anlaşıldı.
FUJIFILM Business Innovation ayrıca tüm restoranları ve fabrikayı ziyaret ederek mevcut cihazların günlük işlerde nasıl kullanıldığını yerinde inceledi.
Saha ziyaretleri ve müşteriyle gerçekleştirilen görüşmeler sonucunda, A3 çok fonksiyonlu yazıcıların restoranların sınırlı alana sahip arka ofisleri için uygun olmadığı belirlendi. Bunun yanında restoranlar ile merkez ofis arasındaki belge ve iletişim iş akışında önemli sorunlar olduğu tespit edildi.
Restoranlar, merkez ofisle iletişim kurmak için ağırlıklı olarak faks kullanıyordu. Ancak bildirim gönderimleri yüksek iletişim maliyetlerine neden oluyordu. Özellikle ay sonlarında tüm restoran yöneticilerinin satış raporlarını faksla göndermesi, telefon hatlarının meşgul olmasına ve bazı belgelerin merkez ofise ulaşamamasına yol açıyordu.
Y Restaurant ayrıca başvuru formlarının teslim edilmesi, onaylanması, kaydedilmesi ve arşivlenmesi süreçlerinde karmaşık kâğıt iş akışlarıyla karşı karşıyaydı. Kâğıt kullanımını azaltmak ve çalışanların temel hizmet faaliyetlerine daha fazla zaman ayırmasını sağlamak amacıyla FUJIFILM Business Innovation, Y Restaurant için en yüksek değeri yaratacak çözümü sundu.
Güçlü A4 Çok Fonksiyonlu Yazıcı ve Bulut Yönetim Yazılımı Birlikteliğiyle Daha Verimli Operasyonlar
FUJIFILM Business Innovation, merkez ofis için DocuCentre-VII C5573 ve DocuCentre-VII C2273, fabrika için DocuCentre-VII C3373, restoranlar için ise A4 çok fonksiyonlu yazıcı ApeosPort-V C3320 modelini önerdi.
Y Restaurant’ın kullandığı başvuru formu türlerine yönelik incelemede, toplam 101 farklı belge türü bulunduğu ve bunların yaklaşık %80’inin faks üzerinden gönderildiği belirlendi.
Kâğıt tabanlı iş akışı nedeniyle başvuru sahipleri, başvurularının hangi aşamada olduğunu takip edemiyordu. Onay yetkilileri yalnızca fiziksel belge üzerinden inceleme yapabildiği için süreçler daha uzun sürüyordu. Başvuru süreci tamamlandıktan sonra merkez ofisin çok sayıda belgeyi saklaması gerekiyordu.
Belgeler diğer lokasyonlardaki çalışanlarla paylaşılmadığı için tüm sorular merkez ofise yöneliyordu. Merkez ofis çalışanları, yığınlar halindeki dokümanlar arasından doğru formu bulmak zorunda kalıyordu. Bu durum, merkez ofis ekipleri için ciddi bir iş yükü oluşturuyordu.
FUJIFILM Business Innovation; form oluşturma, verilerin onay yetkililerine gönderilmesi ve belgelerin saklanması gibi süreçleri fakstan dijitale dönüştürerek hatların meşgul olma sorununu, iletişim ve kâğıt maliyetlerini ve belge yönetimi iş yükünü azaltmayı hedefledi.
Onay sürecinin oluşturulması için Y Restaurant’a belge paylaşımı ve depolama özelliklerine sahip bir bulut yönetim yazılımı önerildi.
Bulut yönetim yazılımı; çalışanların her başvuruyu kolayca oluşturmasına, onaylamasına, takip etmesine ve aramasına olanak tanıyan onay iş akışlarının tanımlanmasını sağladı. İş akışının kâğıttan dijitale geçmesiyle, her lokasyondaki yöneticiler başvuruları istedikleri zaman ve istedikleri yerden inceleyebilir hale geldi.
ApeosPort-V C3320 ise kompakt boyutunun yanı sıra çok yönlü fonksiyonlar sunmaktadır. Küçük alanlara sahip mağaza arka ofislerine uygun olan cihaz; baskı, tarama ve bulut yönetim yazılımına bağlantı ihtiyaçlarını karşılamaktadır.
İş akışını dijitalleştirmeye yönelik bu öneri, müşterinin ihtiyaçlarını karşıladı ve FUJIFILM Business Innovation’ın teklif sürecini kazanmasını sağladı.
Müşteri Sahalarını ve İş Akışlarını Derinlemesine İncelemek, En Uygun Çözümün Sunulmasını Sağladı
FUJIFILM Business Innovation’ın başarısının temelinde; müşteri lokasyonlarını ziyaret etmesi, günlük çalışma süreçlerini yerinde gözlemlemesi ve işletmenin iş zorluklarını ayrıntılı şekilde dinlemesi yer aldı.
Bu yaklaşım, Y Restaurant’ın gerçek ihtiyaçlarına uygun en iyi çözümün geliştirilmesini sağlarken müşteriyle değerli ve uzun vadeli bir iş ilişkisi kurulmasına da katkı sundu.
Bu proje, FUJIFILM Business Innovation’ın öne çıkan vaka çalışmalarından biri olarak ödüllendirildi. Çözüm, farklı bölgelerde mağazaları bulunan ve kâğıt tabanlı iş süreçleriyle ilgili zorluk yaşayan birçok müşteri tarafından da kullanılmaktadır.
FUJIFILM Business Innovation, Y Restaurant’ın “zengin ve mutlu bir yemek deneyimi sunma” misyonunu desteklemek amacıyla yeni çalışma modeliyle çalışanların müşteri ilişkileri geliştirmeye daha fazla zaman ayırmasına katkı sağlamaktadır.
