Hedef
- Kullanıcı bazında baskı adetlerini takip edebilmek
- Çalışanların iş süreçlerindeki verimliliği artırmak
Zorluklar
- Çok fonksiyonlu yazıcıları kimin ve ne kadar kullandığını görüntülemenin zor olması
- Hatalı baskı alma veya siyah-beyaz yeterliyken renkli baskı seçme gibi kullanıcı hatalarından kaynaklanan israf
- Farklı bir lokasyondan baskı almak için yazıcı sürücüsü kurulmasının zaman alması
Yaklaşım
- Her lokasyondan baskı alınmasını sağlayan Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı ortamının kurulması
- Her kullanıcının çok fonksiyonlu yazıcı kullanımını görünür hale getiren bir yönetim sisteminin oluşturulması
Çözüm
- Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı
- Çok Fonksiyonlu Yazıcı Yönetim Hizmeti
Fayda ve Sonuç
- Baskı hacminde yaklaşık %5, baskı maliyetlerinde ise yaklaşık %20 azalma
- Hatalı baskıların önlenmesi
- Farklı lokasyonlarda kolayca baskı alma imkânıyla iş verimliliğinin artırılması
N Corporation Hakkında
N Corporation, 1995 yılında kuruldu ve şehir içinde altı lokasyonda faaliyet göstermektedir. Ana faaliyet alanı konut renovasyonudur. Şirket ayrıca yeni yapı tasarımı ve inşaatından gayrimenkul hizmetlerine kadar konut ve yaşam alanlarına yönelik uçtan uca hizmetler sunmaktadır.
Kuruluşundan bu yana geçen 31 yılda yaklaşık 32.000 renovasyon ve onarım projesini tamamlayan N Corporation, il genelinde toplam renovasyon satışlarında 10 yıl üst üste birinci sıraya ulaşmıştır. Yönetim vizyonlarından biri, bulunduğu yerel toplulukta değer yaratan ve 100 yıl boyunca faaliyet gösteren bir şirket olmaktır. Bu doğrultuda, yerel çocuklar için spor turnuvaları düzenlemek gibi sosyal katkı sağlayan çalışmalar da yürütmektedir.
Baskı Çıktılarının Görünür Olmaması ve Çok Lokasyonlu Operasyonlarda Verimlilik İhtiyacı
N Corporation, kullandığı mevcut çok fonksiyonlu yazıcının sözleşme süresi dolduğu için yeni bir cihaz yatırımı yapmayı değerlendiriyordu. Bu süreçte şirket, her kullanıcının aldığı baskı adedi gibi verileri takip edebilmek istiyordu.
N Corporation, renovasyon projeleri için çizimler, ilan panolarında kullanılacak el ilanları ve çeşitli operasyonel belgeler üretmek amacıyla çok fonksiyonlu yazıcıları yoğun şekilde kullanıyordu. Tek bir çalışan ayda yaklaşık 4.000 sayfaya kadar baskı alabiliyordu.
Şirket, Sürdürülebilir Kalkınma Amaçlarına (SKA/SDG) katkı sağlama çalışmaları kapsamında toplam baskı sayısını azaltmayı hedefliyordu. Ancak hatalı baskı alma veya siyah-beyaz baskı yeterliyken renkli baskı seçme gibi nedenlerle oluşan israfı fark etmişti. Bu sorunları çözebilmek için ilk adımın, baskı kullanım verilerini kullanıcı bazında görünür hale getirmek olduğunu değerlendirdi.
Öte yandan N Corporation, altı lokasyonda toplam dokuz çok fonksiyonlu yazıcı kullanıyordu. Çalışanların müşterileri ziyaret etmesi gerektiğinden, baskı ihtiyaçları sıklıkla farklı lokasyonlarda ortaya çıkıyordu. Başka bir lokasyondan baskı alabilmek için çalışanların bilgisayarlarına önceden birden fazla yazıcı sürücüsü yüklenmesi gerekiyordu. Bu gereklilik, birçok çalışan açısından kullanımı zor ve zaman kaybettiren bir süreçti.
Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı ve Çok Fonksiyonlu Yazıcı Yönetimi ile Müşteri İhtiyaçlarının Karşılanması
FUJIFILM Business Innovation, bu sorunların çözümü için iki öneri sundu.
İlk öneri, önceden tanımlanmış kişisel kimlik bilgileriyle doğrulama yapıldıktan sonra herhangi bir cihazdan baskı alınmasını sağlayan Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı çözümüydü. Bu sayede tüm çalışanlar, kendi ofislerinde bulunan uygun çok fonksiyonlu yazıcılardan veya farklı lokasyonlardaki cihazlardan aynı kullanım deneyimiyle çıktı alabilir hale geldi.
Kullanıcılar kimlik doğrulaması yaptıktan sonra baskı adedi ile siyah-beyaz veya renkli baskı seçeneği gibi ayarları onaylayabiliyor. Bu özellik, baskı öncesinde hatalı ayarların fark edilmesine ve baskı hatalarının önlenmesine yardımcı oluyor.
İkinci öneri ise Çok Fonksiyonlu Yazıcı Yönetim Hizmetinin devreye alınmasıydı. Bu hizmet sayesinde kullanıcı kimlikleri ve cihaz bazındaki baskı adetleri gibi toplu veriler elde edilebiliyor; çalışanların baskı kullanımı kişi bazında analiz edilebiliyordu.
Başka şirketlerden de teklifler alınmasına rağmen FUJIFILM Business Innovation’ın çözümü, kullanım kolaylığı nedeniyle genel olarak olumlu değerlendirildi. Kullanıcı başına baskı adetleri gibi verilerin alınabilmesi ve herhangi bir ek yapılandırma gerektirmeden farklı lokasyonlardaki çok fonksiyonlu yazıcılardan kolayca baskı yapılabilmesi, çözümün öne çıkan avantajları oldu.
FUJIFILM Business Innovation, “görünürlük yoluyla maliyetleri azaltma” hedefine ulaşmak için en uygun yolu sunması nedeniyle tercih edildi.
Maliyetleri Azaltan ve Her Yerden Kolay Baskı Almayı Sağlayan Bir Ortam Oluşturuldu
Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı ve Çok Fonksiyonlu Yazıcı Yönetim Hizmetinin devreye alınmasından yaklaşık altı ay sonra N Corporation, bir önceki yılın aynı dönemine göre baskı sayısını yaklaşık %5 azaltmayı başardı. Buna bağlı olarak baskı maliyetlerinde yaklaşık %20 düşüş elde edildi.
Maliyetlerdeki düşüşün baskı sayısındaki azalmadan daha yüksek olmasının temel nedeni, siyah-beyaz baskı oranının artmasıydı. Kullanıcıların, başlangıçta yanlışlıkla renkli ayarlanan baskı işlerini cihaz başında siyah-beyaza çevirebilmesi; gereksiz renkli baskıların ve buna bağlı maliyetlerin azaltılmasına katkı sağladı.
N Corporation şu anda kullanıcı ve cihaz bazında kümülatif baskı verilerini derliyor ve bu bilgileri yönetimle paylaşıyor. Gelecekte çalışanlara departman bazında geri bildirim verilmesi de planlanıyor.
Çalışanların görev tanımları ve proje sorumlulukları farklılık gösterdiği için baskı sayısına herkese uygulanacak tek tip sınırlamalar getirmek gerçekçi değildir. Bunun yerine şirket, baskı kullanımını görünür hale getirerek ve çalışanların çalışma yöntemlerini paylaşarak bu yaklaşımın yalnızca maliyet azaltımına değil, iş süreçlerinin geliştirilmesine ve daha yenilikçi çalışma biçimlerinin oluşturulmasına katkı sağlamasını hedeflemektedir.
Çalışanlar, bulundukları lokasyondan bağımsız olarak tek bir kimlik kartıyla baskı alabilmekten büyük memnuniyet duydu. Daha önce farklı bir lokasyonda bulunan çalışanların, o lokasyondaki başka bir kişiden kendi adlarına baskı almasını istemesi gerekiyordu. Yeni çözüm, bu bağımlılığı ortadan kaldırarak iş süreçlerinde önemli verimlilik artışı sağladı.
Bu çözüm; N Corporation gibi farklı lokasyonlarda kendi çok fonksiyonlu yazıcılarına sahip şirketler veya aynı çok fonksiyonlu yazıcıyı paylaşan birden fazla departmanı bulunan kurumlar için uygundur. Bu tür şirketlerde lokasyon veya departman bazında baskı kullanımını görünür hale getirmek genellikle zordur. Bu da maliyet azaltma gibi aksiyonların alınmasını güçleştirir.
Sunucusuz İsteğe Bağlı Baskı ve çok fonksiyonlu yazıcı yönetim hizmeti sayesinde baskı maliyetleri kolayca görünür hale gelir. Çözüm; maliyet tasarrufunun yanı sıra baskı giderlerinin departmanlar arasında paylaştırılması ve çok fonksiyonlu yazıcıların merkezi olarak yönetilmesi gibi operasyonel verimlilik artırıcı uygulamalara da olanak tanır.
Operasyonel Verimliliği Daha da Artırmak İçin Müşterilerle İş Birliğini Sürdürmek
N Corporation’ın bugün karşılaştığı en önemli zorluk, çalışanlarının verimliliğini mümkün olan en yüksek seviyeye çıkarmaktır. Sadece maliyetleri azaltmak değil; çalışanların iş ortamını iyileştirmek, katma değeri artırmak ve çalışma sürelerini azaltmak için doğru bilgiye erişmek gerekir.
Bunun ilk adımı, diğer bir ifadeyle süreçleri görünür hale getirmektir.
N Corporation, gelecekteki iş zorluklarına çözüm üretmek amacıyla çok fonksiyonlu yazıcılar ve ağ altyapısı dahil olmak üzere geniş kapsamlı BT konularında FUJIFILM Business Innovation ile iş birliğini sürdürmeye devam edecektir.
